法律事務所と企業法務チームの弁護士が安心して
法律事務所
裁判の際に裁判所に提出する訴状や証拠資料は未だに紙ベースが多く、ある弁護士事務所では、弁護士さん一人あたり年間2万枚〜3万枚のコピーを利用しているという話もありました
裁判のIT化が閣議決定された今、司法の分野でもデジタル化が進むことが確実になり、「リーガルテックVDR 」は、経済産業大臣賞を受賞した高いセキュリティ技術力で、士業の皆様に安心して裁判資料や機密情報を共有していただくことができます
＜お客様の課題＞
Y法律事務所は、書類の保管について、可能な限り電子化したいと考えていました。ただ、所外にいることが多いため、所内のネットワーク上の共有フォルダに入っていれば、所外から見ることができない点が課題でした。また、複数の事務所が関わる共同案件や海外の案件でのデータ共有は、メールを使うことが多く、弁護士事務所は似たような名前の事務所が多くドメインも似ているために誤ってメールを送信してしまうおそれがあり、セキュリティ面に対する不安とメール確認の手間がありました。
最新版のデータ管理についても課題があり、ファイル名に日時を入れたとしても、随時更新されていくファイルをリアルタイムでキャッチアップしていくのは不可能でした。
＜ソリューション＞
経済産業大臣賞を受賞した高いセキュリティ技術力を使って構築されたセキュアなファイル共有サービス「リーガルテックVDR」を活用することで、 企業の法務部門、弁護士、士業の皆様が安心して裁判資料や機密情報を社内・外の方と共有していただくことができます。また、データを容易に検索できるOCR機能や操作性の高いドキュメント管理機能、わかりやすい権限管理機能などにも定評があります。
＜導入効果＞
リーガルテック社は、弁護士協同組合の特約店ということや、フォレンジックでの実績も多数あるので、法務の現場を知っているために、安心してシステムを導入する決断ができました。弁護士という仕事柄、セキュリティ面はかなり気を使っていましたが、ファイルに透かし文字を入れる機能やダウンロード権限の調整ができるので安心して使うことができました。
「リーガルテックVDR 」は、使い勝手が良く、ビューワーですぐに書類を見ることができるので、業務効率が上がりました。フォルダ単位で閲覧権限を割り当てることもでき、バージョン管理機能で、関係者の人数が増えたときにメールだと最新版の管理が分かりにくくなってしまう課題も解決しました。
動画で解説 VDRを活用した裁判資料の共有管理
特許紛争訴訟、ライセンス締結
機密文書のやり取りは
「リーガルテックVDR」
Officeファイル、文書ファイル、画像、図面など、さまざまなファイルを確認でき、直感的なユーザーエクスペリエンスで誰でも簡単に使用できます。 サブスクリプション/重要/タグなどのパーソナライゼーション機能のサポートにより、効率的に資料を収集し、レビューすることができます。多言語メニューとマニュアルのサポートで多国間で行われる訴訟やライセンス契約時にも便利です。
機密文書を最も安全に
共有し、レビューできる
「リーガルテックVDR」
訴訟ごとにルームを完全に分離して使用することができ、ユーザー/ルーム/フォルダ別の詳細な権限設定で承認された関連者のみが機密文書にアクセスできます。
文書、訴訟資料をより安全に守ります。ユーザーのPCには何の資料も残らず、機密文書の流出を防ぐことができます。
法律事務所 活用図
法律事務所のデータ管理と共有
所外からいつでもどこでも安全なデータ共有と効率的なデータ管理を求めていた法律事務所では、メールに変わるセキュアな情報共有・管理システムとして「リーガルテックVDR」を導入しました。
大量に紙で管理していた裁判資料を電子化し、外出先からでもアクセスできる環境を構築しました。元は紙のファイルもPDF化して、OCR機能で自動的にテキストデータを変換し、検索可能となりました。また、フォルダ単位の権限管理機能やコメント機能も活用しています。「リーガルテックVDR」は、ファイルのバージョン管理もできるために、最新版がどれなのかを確認することもでき、メールの管理に比べて、裁判資料の共有が効率化されました。
製品・サービス・技術 情報
当事例で使用されている主な製品・サービスは下記の通りです。
機密情報共有管理システム「リーガルテックVDR」